Czasem nie zdajemy sobie sprawy z tego, ile pracy i związanej z nią organizacji wymagają rzeczy, które wydają nam się oczywiste. Nie zastanawiamy się, ilu ludzi zaangażowanych jest w zakup ogrodzenia, które mijamy na uczelni. Nie myślimy o tym, że nasze dobre samopoczucie w pracy jest wypadkową żmudnego procesu zakupowego, który finalnie zakończył się np. wstawieniem dobrych klimatyzatorów w biurach. Uczelnia zapewnia sprzęt biurowy, sprzęt naukowy, odczynniki i materiały niezbędne do jej funkcjonowania. To proces, w który zaangażowana jest duża część środowiska akademickiego. Zadajemy sobie jednak pytanie, czy jest możliwa jakakolwiek zmiana w tym trudnym dla nas obszarze? Czy można w jakikolwiek sposób usprawnić przebieg procesu zakupowego? O tym wszystkim opowiedziało nam kierownictwo nowej jednostki na Uniwersytecie Gdańskim: dyrektor Centrum Polityki Zakupowej UG, Sylwia Skabara, oraz jej zastępcy – Iwona Kuklińska i Sebastian Kruszyński.
Utrzymanie sprawnego procesu zakupowego odgrywa niezwykle istotną rolę w efektywnym funkcjonowaniu uniwersytetu. Centrum Polityki Zakupowej pojawiło się w strukturach naszej uczelni w kwietniu 2021 roku jako zupełnie nowa jednostka. W skład zespołu weszły osoby, które charakteryzowała swoista interdyscyplinarność. Okazała się ona niezwykle pomocna przy kompleksowym spojrzeniu z różnych stron na funkcjonujące na uczelni procesy zakupowe oraz problemy i potrzeby z nimi związane. Ta dogłębna analiza ułatwiła stworzenie założeń nowego podejścia oraz określenie celów i działań w obszarze zakupowym.
W tym samym czasie na uniwersytecie trwały prace Komisji ds. Strategicznego Rozwoju i Modelowania Procesów Uniwersytetu Gdańskiego pod przewodnictwem prof. Pawła Antonowicza z Wydziału Zarządzania UG. Jej celem było wypracowanie rekomendacji w zakresie usprawnień kluczowych procesów oraz ewentualnych zmian w strukturze organizacyjnej UG, wynikających ze zmian zachodzących w świecie nauki i szkolnictwa wyższego. Prace komisji wykazały, że zasadnym jest przemodelowanie procesu zakupowego oraz połączenie dwóch jednostek – nowego Centrum z dotychczas funkcjonującym Działem Zamówień Publicznych. W wyniku tego, od stycznia 2022 roku, funkcjonuje już jedna jednostka o nazwie Centrum Polityki Zakupowej. Jej priorytetami są zwłaszcza: optymalizacja i usprawnianie procesów zakupowych, wsparcie merytoryczne jednostek UG w zakresie procesów zakupowych oraz ustawy Prawo zamówień publicznych, budowa konstruktywnych relacji ze środowiskiem wewnętrznym i zewnętrznym, a także wdrażanie i realizacja całej polityki zakupowej naszej uczelni. – Na podstawie wielu rozmów i spotkań z pracownikami UG widzimy, jak ogromnego wsparcia potrzebowali i wciąż potrzebują z naszej strony – mówi zastępca dyrektora ds. relacji i optymalizacji procesów Centrum Polityki Zakupowej, mgr Iwona Kuklińska. – Zamówienia publiczne są dość specyficznym i trudnym obszarem. Doskonale rozumiemy, że pracownicy nie mają obowiązku posiadania tak szerokiej wiedzy jak specjaliści naszego Centrum. Jednak w niezbędnym zakresie znajomość określonych zagadnień jest konieczna, gdyż usprawnia przebieg całego procesu zakupowego. Dlatego duży nacisk kładziemy na komunikację i współpracę w ramach tego obszaru, a wsparcie pracowników naszej uczelni traktujemy w sposób priorytetowy. Samo przeprowadzenie postępowania jest długie, co wynika z terminów ustawowych. Jednak cały proces zakupowy to nie tylko samo przeprowadzenie postępowania przez nasze Centrum. Bardzo ważnym etapem jest przygotowanie przez pracowników spoza naszego Centrum wszystkich niezbędnych informacji na temat danej potrzeby zakupowej. Dlatego poprzez nasze działania, takie jak: wsparcie merytoryczne, spotkania, szkolenia, staramy się przybliżyć trudne i niezrozumiałe zasady obowiązujące na etapie przygotowawczym. Widzimy bowiem, że poprawne i szybkie przejście przez ten etap może wpłynąć na sprawniejsze przeprowadzenie całego procesu zakupowego. To zupełnie nowa jakość w naszej pracy.
– Nowe podejście do procesów zakupowych uczelni nie powinno być rozumiane tylko jako połączenie z Działem Zamówień Publicznych i przejęciem jego zadań. Przede wszystkim wiąże się ono z tworzeniem polityki zakupowej naszej uczelni, na co składa się równoczesne podejmowanie działań na wielu innych płaszczyznach, takich jak wspomniane wcześniej wsparcie merytoryczne, organizacja szkoleń, przygotowywanie dedykowanych narzędzi wsparcia, elektronizacja w procesach zakupowych, współpraca z innymi uczelniami, włączenie się w problematykę zrównoważonych zamówień i wiele, wiele innych, mających wpływ na nową jakość procesów zakupowych na UG – wyjaśnia dyrektor Centrum Polityki Zakupowej, mgr Sylwia Skabara. – Warto podkreślić, że w tym roku również została opublikowana przez Prezesa Rady Ministrów Polityka zakupowa państwa. Co ciekawe, założenia naszej polityki zakupowej narodziły się dużo wcześniej, a w wielu przypadkach wpisują się one w zapisy rządowego dokumentu.
WSPARCIE PRACOWNIKÓW W PROCESACH ZAKUPOWYCH
Obszar wsparcia pracowników to nowość, która ma im pomóc lepiej zrozumieć skomplikowane procesy zakupowe. – Do realizacji tego obszaru przygotowaliśmy się w sposób bardzo przemyślany. Chcieliśmy dotrzeć do źródła, aby móc opracować odpowiednią, maksymalnie efektywną pomoc i wsparcie – tłumaczy Iwona Kuklińska. – W tym celu zwróciliśmy się do państwa dziekanów oraz kierowników administracji centralnej i innych jednostek UG z prośbą o wyznaczenie pracowników, którzy w codziennej pracy stykają się z problematyką zakupów. W ramach stworzonej bazy osób zadziałaliśmy dwutorowo. Opracowaliśmy kwestionariusz i przeprowadziliśmy wśród pracowników badanie ankietowe. Jednocześnie zorganizowaliśmy cykl spotkań, podczas których rozmawialiśmy o problemach, z jakimi pracownicy borykają się podczas realizowania zakupów w naszej uczelni. Pozwoliło nam to określić obszary, z którymi pracownicy UG mają największy kłopot. Na tej podstawie przygotowaliśmy drugi cykl spotkań. W jego ramach zaplanowaliśmy kilka bloków tematycznych. Dotyczą one: nowości w ustawie Prawo zamówień publicznych, wniosku o wszczęcie postępowania, planowania zakupów, regulaminu udzielania zamówień publicznych i tak dalej. W ramach każdego bloku organizujemy po kilka, kilkanaście spotkań w małych grupach, aby uczestnicy mieli większą swobodę i komfort zadawania pytań. Na każdy z bloków zapisało się średnio ponad osiemdziesiąt osób. Tak duże zainteresowanie utwierdza nas w przekonaniu, że ten obszar działania naszego Centrum ma bardzo duże znaczenie i jest niezwykle potrzebny w dopełnieniu całej polityki zakupowej naszej uczelni.
Działanie to ma charakter ciągły i w miarę potrzeb organizowane będą kolejne cykle tematyczne. Centrum Polityki Zakupowej w organizacji takich spotkań opiera się na wiedzy i doświadczeniu swoich specjalistów, którzy nie przekazują wyłącznie teorii, ale opowiadają o konkretnych przykładach wziętych z życia, pozwalających uczestnikom lepiej zrozumieć każdy omawiany temat.
WSPÓŁPRACA Z PARTNERAMI ZEWNĘTRZNYMI
Centrum Polityki Zakupowej kładzie duży nacisk na budowanie dobrych relacji z partnerami zewnętrznymi. Już od początku swojego istnienia nawiązało współpracę z Politechniką Gdańską oraz Gdańskim Uniwersytetem Medycznym w ramach Związku Uczelni im. Daniela Fahrenheita. Nasze uczelnie podejmują wspólne inicjatywy oraz wymieniają się doświadczeniami. – Oprócz organizowania wspólnych szkoleń dla pracowników naszych uczelni spotykamy się w celu omówienia bieżących problemów w zamówieniach publicznych i szukamy sposobów ich rozwiązania. Wzajemne czerpanie z wiedzy i doświadczeń okazuje się niezwykle konstruktywne, zwłaszcza że wszyscy mamy podobne problemy na przykład z zakupem asortymentu na rzecz badań naukowych – wyjaśnia Sylwia Skabara. – Próbując wspólnie znaleźć rozwiązania, nawiązaliśmy również współpracę z Urzędem Zamówień Publicznych. Liczymy na to, że w jej wyniku uda się choć w pewnym stopniu wypracować korzystniejsze interpretacje zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych, a tym samym ułatwić pracę naszym naukowcom. Jako Związek Uczelni działamy razem i to jest naszą siłą – dodaje.
Współpraca CPZ w ramach FarU zaowocowała też m.in. powołaniem międzyuczelnianego zespołu do opracowania wspólnego wystąpienia do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych oraz Ministra Edukacji i Nauki dotyczącego zamówień publicznych na odczynniki i inne zużywalne materiały laboratoryjne. W odpowiedzi na to działanie została wydana już jedna z opinii Urzędu Zamówień Publicznych dotycząca przedmiotowej problematyki, częściowo wyjaśniająca i porządkująca pewne aspekty. Opinia jest opublikowana na stronie UZP. Te działania to nie koniec…
W ramach wspomnianej współpracy zrodziły się również inne inicjatywy, chociażby wspólne przeprowadzenie postępowania na zakup systemu bibliotecznego. – To nowoczesny rozbudowany system, do którego zakupu przyłączyło się również Europejskie Centrum Solidarności. To pierwszy taki system, który pozwoli na korzystanie z zasobów bibliotecznych wszystkich uczestników postępowania. Uniwersytet Gdański jest liderem utworzonego konsorcjum w tym zakresie, a nasze Centrum odpowiada za przeprowadzenie procedury przetargowej – mówi zastępca dyrektora Centrum Polityki Zakupowej, mgr Sebastian Kruszyński.
Kolejnym przykładem nawiązywania relacji z otoczeniem zewnętrznym są prowadzone rozmowy z innymi polskimi uczelniami na temat podejścia do procesów zakupowych, ich przebiegu i organizacji. – Zwróciliśmy się do kilkudziesięciu uczelni z różnych części naszego kraju. Z zaproszenia do konsultacji skorzystało kilkanaście z nich. Na podstawie rozmów widzimy, jak trudnym obszarem są zamówienia publiczne i jak różna może być interpretacja niektórych zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych. To daje nam obraz tego, jak ważne jest nawiązanie współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych oraz wymiana doświadczeń z innymi zamawiającymi. Takie inicjatywy pozwalają nam poszerzyć horyzonty, spojrzeć na naszą pracę inaczej i dostrzec możliwości usprawnień – tłumaczy Sebastian Kruszyński.
ZIELONE ZAKUPY
W ostatnim czasie obserwujemy wzrost świadomości w zakresie postaw oraz działań proekologicznych. Również Uniwersytet Gdański podąża tym torem. Jednym z dowodów na potwierdzenie takiego podejścia jest ukierunkowanie polityki zakupowej naszej uczelni na problematykę zrównoważonych zamówień publicznych, stanowiących również część wspomnianej już wcześniej Polityki zakupowej państwa. – W ramach tego obszaru nasze Centrum pracuje nad różnorodnymi narzędziami, mającymi na celu wspomaganie aspektów środowiskowych, społecznych i innowacyjnych podczas zakupów dokonywanych przez naszą uczelnię. Poprzez analizę przedmiotu zamówień pod kątem dbałości o kwestie ekologiczne będziemy starać się stosować na przykład kryteria oceny ofert odwołujące się do ekologii, takie jak: dodatkowa punktacja za wprowadzenie produktów ekologicznych lub po recyklingu, transport ograniczający emisję spalin, czy użycie materiałów biodegradowalnych – tłumaczy Sebastian Kruszyński.
Bardzo ważna w tym obszarze jest współpraca Centrum Polityki Zakupowej z Centrum Zrównoważonego Rozwoju UG, np. w ramach programu Zielony Uniwersytet, w wyniku której Centrum Polityki Zakupowej stworzyło autorskie klauzule i zapisy CSR (Corporate Social Responsibility). Stanowią one ważne narzędzie, poprzez które Uniwersytet Gdański może w uzasadnionych przypadkach wymagać od wykonawców spełniania określonych norm ekologicznych, czy społecznych. – Zapisy klauzul CSR są dostosowywane do specyfiki poszczególnych zakupów, przepisów prawa, czy warunków rynkowych. Ich treść może się zmieniać w zależności od uwarunkowań zewnętrznych i dialogu społecznego – wyjaśnia Sebastian Kruszyński.
Tego rodzaju działania Centrum niewątpliwie stymulują stosowanie dobrych praktyk. Mają wpływ np. na: wyrównywanie szans na rynku pracy, stosowanie się firm do prawa pracy, ograniczenie emisji gazów cieplarnianych, zużycia wody i surowców naturalnych oraz oszczędność energii. To zdecydowanie kierunek, w którym powinniśmy podążać.
***
Działalność Centrum Polityki Zakupowej jest kluczowa dla efektywnego funkcjonowania naszej uczelni. Odpowiedzialne podejście pracowników Centrum sprawia, że wszelkie zmiany, które planują wprowadzić, są przez nich dokładnie przemyślane, analizowane, konsultowane, a następnie wdrażane. To proces, który wymaga nie tylko wielkiego nakładu pracy, ale przede wszystkim czasu, aby nie popełnić po drodze błędu, a przy tym odpowiednio zabezpieczyć interesy uczelni. Nadrzędnym celem Centrum jest wprowadzenie takich zmian, które pomogą usprawnić skomplikowany proces zakupowy. Wartościową kwestią w realizacji tego założenia jest niewątpliwie interdyscyplinarny charakter zespołu. Pracują tu bowiem specjaliści z zakresu zamówień publicznych, są również osoby mające doświadczenie po stronie klienta wewnętrznego, a zatem wiedzą, z czym borykają się pracownicy chcący dokonać zakupów, a także ci, którzy byli po stronie wykonawców. Są wśród nich wieloletni pracownicy UG, ale również osoby, które dołączyły do zespołu ze świeżym doświadczeniem z pracy w innych strukturach. Stanowią oni wielki potencjał do wypracowania czegoś innego, świeżego, nowego, w środowisku tak trudnym, jakim są zakupy w instytucji publicznej.