Dnia 1 października 2023 roku Archiwum UG obchodziło swoje 20-lecie. Początki jego historii sięgają jednak znacznie głębiej.
W 1948 roku jedna ze szkół poprzedniczek Uniwersytetu Gdańskiego – Państwowa Wyższa Szkoła Pedagogiczna w Gdańsku (PWSP, od 1952 roku Wyższa Szkoła Pedagogiczna w Gdańsku – WSP) otrzymała budynek przy ulicy Sobieskiego 18 w Gdańsku-Wrzeszczu. Na trzecim piętrze tego budynku po raz pierwszy wydzielono pomieszczenie o powierzchni 12 m2 przeznaczone na składnicę akt, czyli miejsce do czasowego przechowywania dokumentacji nieprzydatnej do bieżącej pracy uczelni. Osobą odpowiedzialną za narastający zasób została sekretarka rektora. Niestety, pomieszczenie to nie było przystosowane do przechowywania akt. Dokumentacja więc w znacznej części nadal narastała w szafach biurowych poszczególnych jednostek organizacyjnych.
W lipcu 1953 roku przedstawicielka Wojewódzkiego Archiwum Państwowego w Gdańsku (WAP), Teresa Węsierska, przeprowadziła pierwszą wizytację w składnicy akt Wyższej Szkoły Pedagogicznej. W jej wyniku zalecono, aby: wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przechowywanie akt, uporządkować zgromadzone akta (rzeczowo i chronologicznie), podzielić akta na kategorie archiwalne A i B oraz odpowiednio je opisać, wyposażyć pomieszczenie magazynowe w regały oraz stół do korzystania z akt, przejąć akta przechowywane w jednostkach organizacyjnych, które nie służą już ich bieżącej pracy. W ramach realizacji zaleceń pokontrolnych w sierpniu 1953 roku zatrudniony został dr D. Marszałek, do którego obowiązków należało uporządkowanie akt WSP, stworzenie wytycznych dotyczących wyposażenia składnicy akt oraz przyuczenie wskazanego pracownika. Doktor Marszałek sporządził również pierwszą ewidencję uczelnianego archiwum – tzw. inwentarz rozstawniczy zawierający opis tego, które akta leżą na poszczególnych regałach.
***
W kolejnych latach prowadzenie archiwum powierzano pracownikom administracyjnym uczelni w ramach zadań dodatkowych. Powodowało to, że ze względu na liczne obowiązki nie mogli oni skupić się na pracy archiwalnej. Pierwszą osobą prowadzącą archiwum w taki sposób była Alina Kościesza, zatrudniona od listopada 1956 roku jako sekretarka w Dziale Administracyjno-Gospodarczym. W 1958 roku zastąpiła ją Czesława Luszawska – przeniesiona ze stanowiska maszynistki na stanowisko kierowniczki sekretariatu WSP. W roku 1964 w kancelarii uczelni zatrudniono Wandę Rogowską, przeszkoloną na korespondencyjnym kursie archiwalnym.
Ciekawym wątkiem w dziejach uczelnianego archiwum był fakt, iż w roku 1960 w celu uporządkowania dotychczas zgromadzonej dokumentacji władze WSP zatrudniły na umowę o dzieło wykwalifikowanych archiwistów, ówczesnych pracowników WAP: Czesława Stodolnego oraz Czesława Biernata – późniejszego profesora naszej uczelni oraz dyrektora Archiwum Państwowego w Gdańsku. Uporządkowali i zinwentaryzowali oni akta według wydziałów i komórek organizacyjnych.
Archiwum zakładowe uczelni zostało w pełni zorganizowane w 1966 roku, gdy władze WSP po raz pierwszy zdecydowały się na stworzenie odrębnego etatu dla archiwisty. Wówczas zatrudniony został Henryk Samotowicz, absolwent korespondencyjnego kursu archiwalnego. Przejął on z jednostek organizacyjnych WSP część dokumentacji kategorii B oraz całość kategorii A. Materiały archiwalne z lat 1945–1957 przekazano natychmiast do WAP, gdzie stanowią one do dziś część zespołu nr 1317. Pomiędzy 1966 rokiem a czerwcem 1968 roku opracowano również pierwszą instrukcję o składnicy akt w WSP. Zasób archiwum szybko narastał. W 1969 roku rozmieszczony był już w trzech pomieszczeniach, tj. w pokoju nr 114 w gmachu głównym uczelni oraz w dwóch murowanych barakach.
***
Składnica akt istniała także w drugiej ze szkół poprzedniczek Uniwersytetu Gdańskiego – Wyższej Szkole Ekonomicznej w Sopocie (WSE). Początki jej działalności nie są znane. Wiadomo jednak, że w roku 1955, kiedy przedstawiciele WAP przeprowadzili pierwszą wizytację, archiwum zakładowe uczelni było już dobrze zorganizowane, akta były uporządkowane i posiadały ewidencję. Archiwum mieściło się w pomieszczeniu o rozmiarach 4 m x 6 m, zlokalizowanym na parterze gmachu uczelni, przy ówczesnej ulicy Armii Czerwonej w Sopocie. Osobą odpowiedzialną za prowadzenie archiwum była Bronisława Karwowska, pełniąca jednocześnie funkcję sekretarki uczelni. Z początkiem lat 60. na magazyn archiwalny przeznaczono nieco większe pomieszczenie o powierzchni 35 m2, znajdujące się także na parterze siedziby szkoły. W 1968 roku, w związku z restrukturyzacją uczelni, archiwum na rok zostało włączone do Biblioteki WSE i podlegało jej dyrektorowi. Jedno z pomieszczeń biblioteki przeznaczono w tym czasie na magazyn archiwalny, a opiekę nad aktami powierzono Leszkowi Umińskiemu – administratorowi Biblioteki. W roku 1969 powrócono do dawnej struktury i archiwum ponownie przejęła sekretarka uczelni – Bronisława Karwowska.
***
W roku 1970 z połączenia WSP i WSE powstał Uniwersytet Gdański, który stał się bezpośrednim sukcesorem akt dotychczas wytwarzanych, a następnie przechowywanych w archiwach zakładowych wyżej wspomnianych uczelni. Początkowo archiwum zakładowe wchodziło w skład Działu Organizacyjnego i podlegało jego kierownictwu. W 1976 roku, w związku z zaleceniami powizytacyjnymi WAP, opracowano pierwsze akty normatywne regulujące obieg dokumentacji oraz zasady funkcjonowania archiwum zakładowego (instrukcję kancelaryjną, instrukcję archiwalną oraz rzeczowy wykaz akt).
Po utworzeniu UG akta szkół, które weszły w jego skład, znajdowały się w aż pięciu lokalizacjach, na które składały się dawne gmachy WSP i WSE oraz obecna siedziba UG, a także magazyn Studium Nauczycielskiego przy ulicy Kładki w Gdańsku i Studium Nauczycielskiego przy ulicy Krzywoustego w Gdańsku. W roku 1972 akta przechowywane dotychczas w gmachu przy ulicy Sobieskiego przeniesiono do nowo oddanego do użytku budynku Wydziału Humanistycznego, mieszczącego się przy ulicy Wita Stwosza 55. Trafiły tam także materiały ze Studium Nauczycielskiego przy ulicy Kładki oraz przy ulicy Krzywoustego. Archiwum mieściło się wówczas w trzech magazynach: przy ulicy Bażyńskiego (budynek administracyjny UG), przy ulicy Wita Stwosza (gmach Wydziału Humanistycznego UG) oraz w Sopocie, przy ulicy Armii Czerwonej (Wydział Ekonomiki Transportu UG). Z końcem lat 70. przyznano archiwum dodatkowe pomieszczenie magazynowe w budynku Wydziału Ekonomiki Transportu w Sopocie. Od połowy lat 70. do końca lat 80. archiwum mieściło się ponownie w trzech lokalizacjach: przy ulicy Bażyńskiego i ulicy Wita Stwosza w Gdańsku oraz przy ulicy Armii Czerwonej w Sopocie.
***
W roku 1988 dokumentację mieszczącą się w magazynie przy ulicy Kładki przeniesiono do magazynu zlokalizowanego w budynku Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii na terenie obecnego Bałtyckiego Kampusu UG. W roku 1994 zlikwidowano natomiast magazyny mieszczące się w Sopocie. Pięć lat później archiwum otrzymało magazyn w budynku przy ulicy Bielańskiej, a także pomieszczenie w nowo wybudowanym na początku lat dwutysięcznych gmachu Wydziału Prawa i Administracji, które w roku 2002 wyposażone zostało w regały przesuwne.
Dnia 1 października 2003 roku zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Gdańskiego, prof. UG, dr. hab. Andrzeja Ceynowy (nr 32/R03 z dnia 22 września 2003 roku), Archiwum zostało wydzielone z Działu Organizacyjnego i rozpoczęło działalność jako samodzielna jednostka organizacyjna w strukturze uczelni. Jednostka podlegała bezpośrednio rektorowi. Pierwszą kierowniczką, działającego jako odrębna jednostka, Archiwum została Hanna Jaszkowska.
W roku 2008, w związku z decyzją Państwowej Inspekcji Pracy, magazyn znajdujący się w budynku Wydziału Matematyki, Fizyki i Informatyki musiał zostać wyłączony z pracy i opróżniony. Część akt przeniesiono wówczas do magazynu na Wydziale Prawa i Administracji, a pozostałe przekazano na przechowanie do firmy PIKA.
W międzyczasie, w roku 2005, podjęto decyzję o umieszczeniu Archiwum w planach nowego budynku przeznaczonego na biura administracji centralnej uniwersytetu. Nowy gmach wraz z nowoczesnymi pomieszczeniami przeznaczonymi na magazyny archiwalne oddano do użytku w 2015 roku. Wówczas do Archiwum powróciły materiały przechowywane przez firmę PIKA. Odtąd dokumentacja Archiwum składowana jest w magazynie mieszczącym się w podziemiach rektoratu UG oraz w magazynie zlokalizowanym na WPiA.
Dzięki takiemu rozwiązaniu Archiwum Uniwersytetu Gdańskiego jest obecnie jednym z najnowocześniejszych i największych archiwów uczelnianych w Polsce, a zgromadzony w nim zasób służy prowadzeniu działalności archiwalnej, informacyjnej, naukowej i dydaktycznej nie tylko na potrzeby pracowników i studentów Uniwersytetu Gdańskiego, ale także na potrzeby całego środowiska naukowego.
Hanna Jaszkowska
dr Monika Płuciennik
Anna Siekierska