Po 20 latach pracy w systemie Virtua Biblioteka UG wdrożyła nowy system zarządzania zasobami bibliotecznymi Alma wraz z wyszukiwarką Primo. Zrobiliśmy to wspólnie z pozostałymi bibliotekami Uczelni Fahrenheita – Biblioteką Politechniki Gdańskiej i Biblioteką Gdańskiego Uniwersytetu Medycznego ‒ oraz z Biblioteką Europejskiego Centrum Solidarności.
Przygotowania do wdrożenia systemu Alma trwały dziewięć intensywnych miesięcy, podczas których odbywały się konsultacje, szkolenia, spotkania oraz miały miejsce dwie „próby generalne”, polegające na wygenerowaniu danych ze starego systemu bibliotecznego, a następnie przesłaniu ich do wersji testowych nowego systemu.
Powołaliśmy zespół bibliotekarzy i informatyków, który zajmował się dostosowaniem konfiguracji nowego systemu do wymagań BUG, a następnie jego testowaniem oraz weryfikowaniem ustawień. Wielogodzinne dyskusje pozwoliły na ukształtowanie się wyobrażenia o tym, w jaki sposób chcemy informować o naszych zbiorach, a także ‒ jak najlepiej zorganizować warsztat pracy bibliotekarza w nowym systemie od chwili decyzji o zakupie książki, czasopisma lub innego materiału aż do momentu, kiedy zostaną one udostępnione użytkownikowi.
Czas ten został również wykorzystany na zapoznanie się z dokumentacją i licznymi materiałami szkoleniowymi. Administratorów systemu Alma oraz wyszukiwarki Primo czekało zdanie testów, by mogli otrzymać uprawnienia administratorów certyfikowanych i dostęp do konfiguracji systemu. Podczas warsztatów musieliśmy także „udowodnić” nasze umiejętności samodzielnego przeprowadzania procesów gromadzenia, udostępniania i organizowania drogi książki od jej zamówienia do jej wycofania ze zbiorów.
Równolegle trwały prace przygotowujące nas do współpracy z Biblioteką Narodową w ramach wspólnego środowiska katalogowego. Dane bibliograficzne, zanim trafiły do „naszej Almy” podczas wspomnianych wcześniej dwóch „prób generalnych”, a następnie docelowego ładowania danych poprzedzającego premierę systemu, przekazywane były Bibliotece Narodowej dla wytypowania danych unikatowych oraz tych, które zostały poddane deduplikacji. Równolegle zespół katalogerów szkolił się w opracowywaniu publikacji według zasad obowiązujących w strefie sieci Biblioteki Narodowej. W procesie tym mógł liczyć na specjalistów z BN dostępnych podczas konsultacji online.
12 lutego 2024 roku wysiłek włożony przez zespół wdrożeniowy przełożył się na uruchomienie nowego systemu Alma wraz z wyszukiwarką Primo, która umożliwia przeszukiwanie zbiorów Biblioteki UG (zarówno drukowanych, jak i elektronicznych), zasobów bibliotek Uczelni Fahrenheita oraz ponad 130 bibliotek współpracujących w strefie sieci Biblioteki Narodowej. Członkowie społeczności akademickich Uczelni Fahrenheita, przeszukując połączone katalogi bibliotek FarU, mogą zamawiać książki dostępne w każdej z nich. Fulfillment Network (FFN) pozwoli czytelnikom zalogowanym w swojej macierzystej bibliotece, a nieposiadającym jeszcze konta w pozostałych bibliotekach na jego samodzielne aktywowanie przed złożeniem zamówienia.
Korzystanie z katalogu mają ułatwić umieszczone na stronie internetowej BUG instrukcje informujące o tym, jak logować się do konta bibliotecznego i jak korzystać z multiwyszukiwarki Primo. Odpowiadamy również na maile i telefony, aby pomóc czytelnikom odnaleźć się w nowym systemie. Zachęcamy do tego, żebyście Państwo sami ocenili efekty wdrożenia, korzystając z katalogu bibliotecznego BUG w nowoczesnym wydaniu. Mamy nadzieję, że się Państwu spodoba i dołączycie do grona naszych stałych czytelników i sympatyków.
Ewa Potaż
zastępca dyrektora BUG