Od niedawna w Bibliotece Uniwersytetu Gdańskiego zarządzanie danymi bibliotecznymi odbywa się za pomocą systemu Alma, który wraz z wyszukiwarką Primo umożliwia przeszukiwanie zasobów bibliotek wszystkich Uczelni Fahrenheita oraz ponad 130 bibliotek współpracujących w sieci Biblioteki Narodowej. W połowie marca br. na Uniwersytecie Gdańskim odbyły się uroczystości podsumowujące wdrożenie nowego systemu w bibliotekach FarU i Europejskim Centrum Solidarności1. Z tej okazji zapraszamy do lektury wywiadu z Marzeną Jeżowską, bibliotekarką systemową, która jako osoba odpowiedzialna za całą operację z ramienia BUG opowiedziała nam o miesiącach wytężonej pracy i wyjątkowych, sprawiających satysfakcję momentach związanych z wdrażaniem Almy.
▶ Jaka była pani rola we wdrażaniu systemu Alma?
Otrzymałam propozycję, aby uczestniczyć w pracach wdrożeniowych jako bibliotekarz systemowy. Wśród moich zadań znalazły się monitorowanie postępu prac koordynatorów i członków zespołów Uniwersytetu Gdańskiego, odpowiednie przygotowanie wraz z działem IT systemu źródłowego do migracji, współpraca i wymiana doświadczeń z bibliotekarzami systemowymi z GUMed i Politechniki Gdańskiej oraz terminowa realizacja poszczególnych zadań zgodnie z harmonogramem wdrożenia. Byłam też jedną z osób odpowiedzialnych za kontakty z zespołem wdrożeniowym Aleph Polska, działającym w imieniu dostawcy systemu – firmy ExLibris oraz z Biblioteką Narodową, która współuczestniczyła w procesie wdrożenia systemu. Formalnie nad całością prac czuwał kierownik projektu, którym był dyrektor Biblioteki Uniwersytetu Gdańskiego, pan Roman Tabisz.
▶ A jak układała się współpraca z Biblioteką Narodową i z firmą Aleph Polska?
Proces implementacji systemu trwał dziewięć miesięcy. W tym czasie odbywały się regularne spotkania online z przedstawicielami firmy Aleph Polska. Częstotliwość tych spotkań zależna była od etapu wdrożenia, na początku spotykaliśmy się nawet trzy razy w tygodniu. Koncentrowaliśmy się na omówieniu formularzy migracji, mapowania i konfiguracji, samej migracji danych, a następnie na konfiguracji systemu. W formule online przeprowadzane były szkolenia z obsługi systemu, skierowane do przyszłych administratorów oraz bibliotekarzy. Równocześnie odbywały się spotkania z przedstawicielami Biblioteki Narodowej: zastępcą dyrektora Biblioteki Narodowej, Kacprem Trzaską, oraz kierowniczką Instytutu Bibliograficznego i pełnomocniczką dyrektora ds. katalogowania, Zofią Żurawińską. Biblioteka Narodowa przeprowadziła szkolenia oraz deduplikację rekordów bibliograficznych, polegającą na wyeliminowaniu zduplikowanych opisów, udzielała nam też pomocy w zakresie implementacji i konfiguracji systemu.
▶ Jaka jest pani rola po wdrożeniu systemu?
6 lutego 2024 roku, kiedy nastąpiło Go Live, czyli uruchomienie środowiska produkcyjnego Almy i Primo, wdrożenie systemu formalnie się zakończyło. Natomiast nie zakończyły się prace z tym systemem. Ze względu na ograniczony czas wdrożenia musieliśmy ustalić priorytety. Zależało nam na udostępnieniu naszym użytkownikom jak najlepszego produktu. Nasze wysiłki koncentrowały się na skonfigurowaniu systemu w zakresie udostępniania zbiorów. Obecnie możemy poświęcić więcej czasu pozostałym obszarom dotyczącym przepływów pracy w bibliotece. Poza tym dostawca systemu oferuje bibliotekom, które niedawno rozpoczęły pracę w systemie, program szkoleń obejmujący problematykę gromadzenia i udostępniania zbiorów, zarządzania e-zasobami czy raportowania. Zwykle jest on realizowany w ciągu pierwszych sześciu miesięcy od zakończenia wdrożenia. System jest stale rozwijany przez producenta, pojawiają się nowe możliwości, a rolą bibliotekarza systemowego jest śledzenie tych zmian na bieżąco i wdrażanie ich w instytucji. Jestem też jedną z osób, obok informatyków, do których należy otwieranie w razie potrzeby zgłoszeń dotyczących pomocy z działu wsparcia klienta.
▶ Z jakimi trudnościami musiała się pani mierzyć podczas tych dziewięciu miesięcy?
Od początku czułam na sobie odpowiedzialność za powodzenie projektu. Przede wszystkim za przeprowadzenie procesu migracji, odpowiednie przygotowanie danych do eksportu czy mapowanie. Staraliśmy się zrozumieć potrzeby użytkowników biblioteki i do nich dostosować konfigurację systemu. Musieliśmy przeanalizować procesy biblioteczne i zaprojektować je na nowo w Almie. Zastanawiałam się, w jaki sposób przekazać wiedzę na temat organizacji pracy i obsługi podstawowych procesów bibliotecznych w nowym systemie moim koleżankom i kolegom. Zdecydowałam się na nagranie krótkich tutoriali i udostępnienie ich wszystkim zainteresowanym. Dzięki temu, że dostęp do nich jest nieograniczony czasowo, w dowolnej chwili można wrócić do tych szkoleń i doskonalić się w obsłudze systemu. W pierwszej fazie wdrożenia zostaliśmy poproszeni przez dostawcę systemu o przygotowanie wstępnej konfiguracji oraz przekazanie danych, które zdefiniują sposób migracji za pomocą specjalnie skonstruowanych formularzy. Na początku mieliśmy wrażenie, że sprawi nam to trudność, ale dzięki wsparciu zespołu wdrożeniowego Aleph Polska i przeprowadzonym szkoleniom sprostaliśmy temu wyzwaniu. Proces implementacji zakładał dwa testowe ładowania danych, dzięki czemu mogliśmy dokonać zmian i nanieść poprawki po pierwszej migracji. To dość komfortowa sytuacja. Oddzielnym zagadnieniem są przyzwyczajenia ludzi i obawy, jakie pojawiają się w sytuacji tak dużych zmian. To zupełnie zrozumiałe. Zmiana sposobu myślenia o systemie, otwarcie się na jego możliwości, wymaga czasu.
▶ Czy przez to, że było to najtrudniejsze, dało to pani największą satysfakcję? Czy były też inne satysfakcjonujące momenty, które pani miło wspomina?
Przed rozpoczęciem procesu implementacji moim głównym zadaniem, jako pracownika Oddziału Opracowania Zbiorów, było katalogowanie. Znajomość zasad katalogowania i formatu MARC21, zawierającego pełną strukturę dla danych bibliograficznych opisujących publikację, ułatwiła mi analizę naszych rekordów pod kątem ich eksportu. Natomiast dzięki doświadczeniu w bezpośredniej pracy z czytelnikami, zdobytemu na początku mojej ścieżki zawodowej, miałam szersze spojrzenie na funkcjonowanie biblioteki. Cieszę się, że mogłam je wykorzystać podczas realizacji zadań związanych z implementacją systemu. Warunkiem uzyskania dostępu do konfiguracji Almy oraz wyszukiwarki Primo było ukończenie kursu i zdanie egzaminów certyfikujących. Uzyskanie statusu certyfikowanego administratora Almy oraz Primo VE jest dla mnie niewątpliwie źródłem satysfakcji. Dzięki wykorzystaniu rozbudowanego modułu analitycznego Alma Analytics odeszliśmy od drukowania dokumentacji wytwarzanej w trakcie bieżącej pracy. Obecnie jest ona generowana z systemu raportującego i przechowywana wyłącznie w wersji elektronicznej. To rozwiązanie nie tylko wpływa na obniżenie kosztów funkcjonowania, ale także jest przyjazne środowisku, przez co wpisuje się w model zrównoważonego rozwoju. Cieszę się, że zmiana systemu pozwoliła mi na realizację pomysłu, na którym szczególnie mi zależało.
▶ Czy dziewięć miesięcy to mało, czy też ‒ dużo?
Zmiana systemu bibliotecznego była procesem złożonym i trudnym. Gdyby ramy czasowe obejmowały dłuższy okres, uniknęlibyśmy pośpiechu, który nam towarzyszył na każdym etapie projektu. Ale są takie biblioteki, jak Biblioteka Uniwersytetu Morskiego, które miały jeszcze krótszy okres wdrożenia.
▶ Z czego wynikają te ograniczenia? Kto ustawia ten ,,deadline”, że to jest tylko dziewięć miesięcy?
Terminy były związane z realizacją projektu grantowego „Wspieranie procesów konsolidacji uczelni”, finansowanego z budżetu państwa i środków Europejskiego Funduszu Społecznego.
▶ Skąd pomysł na zmianę systemu? Co my jako czytelnicy i my jako biblioteka zyskujemy dzięki przejściu do Almy?
Poprzedni system biblioteczny VTLS Virtua nie był już wspierany i rozwijany przez dostawcę, przez co stał się systemem przestarzałym i odbiegającym od współczesnych standardów. Dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu Alma wraz z multiwyszukiwarką Primo nasi użytkownicy mają dostęp do różnorodnych typów dokumentów: zbiorów drukowanych, licencjonowanych źródeł elektronicznych, czyli baz danych, e-książek, e-czasopism oraz artykułów, a także elektronicznych źródeł Open Access i zdigitalizowanych zbiorów historycznych w Pomorskiej Bibliotece Cyfrowej. Ponadto czytelnicy każdej z bibliotek Związku Uczelni Fahrenheita mogą przeszukiwać połączone katalogi bibliotek FarU oraz zamawiać i wypożyczać zbiory bez konieczności rejestrowania się w każdej z nich. Konto biblioteczne zostało zintegrowane z Kontem Pracownika lub Kontem Studenta Uniwersytetu Gdańskiego. Logowanie do konta odbywa się poprzez Centralny Punkt Logowania UG. Zintegrowaliśmy także Bazę Wiedzy UG z wyszukiwarką Primo, dzięki czemu użytkownik, przeszukując katalog, może dotrzeć do informacji bibliograficznej, która pochodzi z tej bazy.
Uruchomienie nowego systemu bibliotecznego to także nawiązanie współpracy z Biblioteką Narodową, która daje bibliotekarzom możliwość współkatalogowania w czasie rzeczywistym w jednym systemie informatycznym, a użytkownikom otwiera dostęp do bazy zawierającej ponad czterdzieści sześć milionów jednostek zbiorów.
▶ Jak się pani przygotowywała do tego całego procesu?
Zapoznawałam się z dokumentacją dotyczącą systemu, kontaktowałam się z bibliotekami o podobnym profilu, które wdrożyły już Almę, oglądałam filmy szkoleniowe dostępne na stronie internetowej firmy ExLibris.
▶ Mówiła pani o zadaniach priorytetowych? Czy to pani je wyznaczała? Czy ktoś z zewnątrz, tak jak Biblioteka Narodowa?
Ustalenie priorytetów było efektem pracy zespołowej. Wymagały one oczywiście akceptacji kierownika projektu, dyrektora Romana Tabisza. Kwestią oczywistą była dla nas jak najpełniejsza konfiguracja obszaru dotyczącego udostępniania zbiorów. Mogliśmy liczyć na wsparcie i doradztwo w tym zakresie zarówno zespołu Aleph Polska, jak i Biblioteki Narodowej.
▶ Na kogo jeszcze mogła pani liczyć?
W początkowej fazie projektu powołany został zespół wdrożeniowy odpowiedzialny za realizację zadań wynikających z procesu implementacji systemu. Wyznaczeni zostali koordynatorzy, którzy czuwali nad przebiegiem prac w zakresie IT, gromadzenia, opracowania oraz udostępniania zbiorów. W czasie wdrożenia intensywnie testowaliśmy konfigurację systemu, dostosowując ją do naszych potrzeb. Zaangażowanych w ten proces było wiele osób. Dodatkowo powołany został zespół, którego zadaniem była weryfikacja deduplikacji, polegająca na ocenie, czy dany rekord jest duplikatem do istniejącego już w połączonych katalogach. Na tym polu mamy duże osiągnięcie, ponieważ jesteśmy jedyną biblioteką, która zakończyła te prace przed uruchomieniem systemu. Dziennie weryfikowaliśmy około dwóch tysięcy rekordów. Wsparcie otrzymywałam też z bibliotek należących do Związku Uczelni Fahrenheita. Wdrożenie przebiegające równocześnie w kilku bibliotekach umożliwiło nam wymianę doświadczeń oraz konsultowanie na bieżąco pojawiających się trudności, które często okazywały się naszymi wspólnymi. Problemy i pytania, które pojawiały się u partnerów, przyspieszały prace, ponieważ można było wykorzystać gotowe rozwiązania. Chciałabym w tym miejscu podziękować zwłaszcza jednej osobie z zespołu wdrożeniowego. Jest nią pani Mirosława Hopa-Surma, kierowniczka Oddziału Informatyzacji BUG oraz certyfikowany administrator Almy i Primo VE. Jej duże zaangażowanie w projekt bez wątpienia wpłynęło na uzyskanie pozytywnego efektu końcowego.
▶ Czy możemy już zatem „odtrąbić” sukces?
Myślę, że tak. Wdrożyliśmy najnowocześniejszy system biblioteczny i dokonaliśmy tego w krótkim czasie. Nawiązaliśmy współpracę z Biblioteką Narodową. Zacieśniliśmy współpracę bibliotek Związku Uczelni Fahrenheita. Mam nadzieję, że korzystanie z nowego systemu będzie dla naszych użytkowników satysfakcjonujące.
▶ Dziękujemy za rozmowę.
Monika Budzińska
Marietta Tiszbein
Patrycja Laskowska
Sekcja Promocji BUG
1 Artykuł na ten temat znajduje się na stronach 19–21.